根据国家教育部第27号令关于发布施行《高等学校档案管理办法》以及《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》等规定，结合我院实际情况，特制定本办法。

一、总则

（一）凡是学校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料，均属党、政档案。

（二）党、政档案必须集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。

（三）党、政文件材料应严格实行文书处理部门立卷归档制度。

（四）党、政文件材料的归档工作应严格实行“三纳入”、“四同步”管理。

（五）学校各部、处、室、系要有一位负责人分管本部门的档案工作，并确定适当的专（兼）职档案员，协同校档案部门认真做好党、政档案的收集、整理、立卷、归档工作。

（六）要努力实现党、政档案工作从手工管理向现代化管理的转变，大力开发档案信息资源，最大限度地发挥党、政档案的作用。

二、立卷的原则和方法

（一）立卷原则

文书部门立卷应按机构、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，进行分类组卷，能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。

（二）立卷分工

1.中共中央、国务院、省、地市党委、人民政府，国家教育部以及国务院有关部、委下达的文件、材料，由党办、院办立卷归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。

2.以党委、学校名义的发文，由党（院）办立卷归档。

3.党委和学校召开的代表大会、党委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，由党（院）办立卷归档。职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办单位立卷归档。

4.两个以上部门共同办理的文件，由主办部门负责立卷归档。

5.重要的人民来信来访材料，由承办部门立卷归档。

（三）立卷归档程序

按照归档时间和归档范围的要求，由专（兼）职档案员将文件材料进行搜集、整理、立卷、归档。依照如下程序进行：

1检查将要归档文件材料成份，并按文件形成规律，保持文件之间的有关联系。.

2.区分文件材料的不同价值，对于保存价值大、保管期限长的文件，进行重点整理和保管。

3.归档文件应以件为单位，一般卷内文件不超过200页。

为便于查找利用，在上架排列时应按机构分开。

（四）立卷分类

1.按年度分

先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，一般可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度，按学年处理的文件归入专门年度。

2.按部门分

根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位对归档文件分类。能最好的保持文件在来源方面固有的联系，客观地反映立档单位的历史面貌，便于按照一定的专题查找和利用档案。

3.按保管期限分

将文件按照规定的不同保管期限分开组卷。

（五）卷内文件材料按时间顺序排列

按文件形成时间的先后顺序，日期在前的归档文件排列在前，日期在后的文件排列在后。

（六）装订前必须对不符合要求的归档文件进行必要修整。（对破损文件、字迹模糊或易退色文件进行复制，去除文件上易锈蚀的金属物，对过大的文件进行折叠等。）

三、归档

（一）党政及各职能部门应在次年三月底之前归档。

（二）案卷移交档案馆时应详细填写目录交接单，并签名盖章，一式两份，移交机构自留一份，档案馆保存一份。

（三）案卷装订后，应根据机构对案卷进行系统排列，编制案卷目录。

四、归档范围的确定

（一）确定的原则

1.归档的党、政文件材料必须对学校当前与长远具有参考作用、凭证作用的研究价值。

2.归档的党、政文件材料必须反映学院党、政部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。

3.归档的党、政文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同机构的不同特点。

（二）归档的主要重点和内容

1.归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性文件材料。其次是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中应以针对本校的指令性、指导性文件为主。

2.归档的主要内容以党务、行政文件材料为主。具体内容见附件。